Beth yw Adrodd a Chymorth?
Mae Adrodd a Chymorth yn offeryn ar-lein sy'n caniatáu adrodd ar amrywiaeth o faterion, ac sy’n cyfeirio defnyddwyr at wybodaeth cymorth gysylltiedig.
Pwy all gyflwyno adroddiad?
Gall myfyrwyr a chydweithwyr Prifysgol De Cymru (gan gynnwys staff PSS, ymgynghorwyr, staff asiantaeth a gwirfoddolwyr ac ati) gyflwyno adroddiad ar Adrodd a Chymorth. Anogir ymwelwyr i roi gwybod am gwynion drwy'r broses gwyno gyhoeddus.
Beth sy'n digwydd pan fydd rhywun yn cyflwyno adroddiad dienw?
Bydd gweinyddwr yn gweld yr adroddiad. Bydd y gweinyddwr yn adolygu'r adroddiad yn gyntaf i nodi unrhyw risgiau sy'n ymwneud â dyletswydd gofal. Os na chaiff unrhyw risg uniongyrchol ei nodi, ni chymerir camau pellach, uniongyrchol. Os darperir unrhyw wybodaeth adnabyddadwy, bydd y gweinyddwr wedyn yn dileu'r wybodaeth adnabyddadwy. Bydd y wybodaeth a gedwir ar gyfer dadansoddi tueddiadau a llywio atal rhagweithiol.
Beth sy'n digwydd pan fydd rhywun eisiau cyflwyno adroddiad gyda manylion cyswllt?
Bydd gweinyddwr yn gweld yr adroddiad. Bydd y gweinyddwr yn neilltuo achos i gynghorydd unigol. Mae pob un o'r cynghorwyr yn cael mewngofnodi a dim ond achosion a neilltuwyd iddynt y gallant gael mynediad iddynt. Mae'r cynghorydd yn derbyn hysbysiad e-bost bod achos wedi'i neilltuo iddo - ni ddarperir unrhyw wybodaeth adnabyddadwy yn y rhybudd e-bost hwn. Yna mae'r cynghorydd yn mewngofnodi i Adrodd a Chymorth i gael mynediad at y wybodaeth a ddarparwyd gan ddefnyddio ei fanylion mewngofnodi personol. Yna mae'r cynghorydd yn cysylltu â'r person sydd wedi llunio'r adroddiad ac mae'n trefnu cyfarfod i drafod yr adroddiad.
Pa gamau y gallwch eu cymryd o adroddiadau dienw?
Nid yw Prifysgol De Cymru yn gwybod pwy sydd wedi cyflwyno adroddiad dienw, ac felly ni all estyn allan a darparu cefnogaeth.
Bydd gwybodaeth a ddarperir mewn adroddiadau dienw yn cael ei defnyddio fel data ystadegol i ddeall beth sy'n digwydd ac i lywio gwaith atal rhagweithiol. Bydd timau perthnasol o fewn y Brifysgol yn gweithio gyda meysydd a nodwyd i fynd i'r afael ag unrhyw dueddiadau sy'n peri pryder.
Sut bydd Prifysgol De Cymru yn rheoli cwynion maleisus?
Os canfyddir bod adroddiad yn faleisus neu'n flinderus, ymdrinnir ag adroddiadau o'r fath dan weithdrefnau presennol ar gyfer myfyrwyr a staff.
Beth ydych chi'n ei wneud â'r data a gasglwyd o adroddiadau ymgynghorwyr?
Defnyddir y data a gesglir o Adrodd a Chymorth i gynhyrchu adroddiadau blynyddol dienw. Mae'r adroddiadau hyn yn cynnwys nifer yr achosion, y mathau o faterion yr adroddir amdanynt fwyaf aml a lleoliad.
Pa mor ddiogel yw'r data a'r wybodaeth a anfonir drwy'r system?
Mae’r data a gedwir ar Adrodd a Chymorth yn cydymffurfio â GDPR ac mae rhagor o wybodaeth am sut mae data’n cael ei gasglu a’i storio wedi’i nodi yn yr Hysbysiad Preifatrwydd. Mae'r system wedi cael prawf diogelwch gan y datblygwr a Culture Shift.
Am ba mor hir mae data'n cael ei gadw ar y system?
Byddwn ond yn cadw data personol cyhyd ag sy’n angenrheidiol i gyflawni’r dibenion y casglwyd ef ar eu cyfer. Byddwn yn cadw cofnodion o adroddiadau flwyddyn ar ôl cau achosion ar y system Adrodd a Chymorth fel y nodir yn yr Hysbysiad Preifatrwydd. Bydd yr holl ddata personol yn cael ei gadw yn unol â’r Amserlen Cadw Cofnodion.